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Un portail web dédié à vos fournisseurs avec un onboarding réussi !

Le 15 octobre 2020

Le pilotage des fournisseurs représente un enjeu important pour les entreprises, quel que soit leur secteur ou leur taille. Les processus de sélection, d’intégration et de gestion des fournisseurs reposent sur des critères propres à chaque organisation. Ils donnent lieu à des échanges longs et fastidieux entre fournisseur et acheteur/revendeur. Afin de gagner en efficacité et en productivité, de nombreuses entreprises choisissent donc de recourir à une plateforme web B2B pour gérer l’ensemble des interactions avec leurs fournisseurs.

Qu’est-ce que l’onboarding des fournisseurs ?

Ce que nous entendons par “onboarding des fournisseurs” est le fait pour une entreprise de mettre à la disposition de ses fournisseurs un outil digital qui vise à fluidifier et automatiser les échanges avec eux. Il s’agit de créer une plateforme B2B collaborative qui permet d’échanger des données fiables, sécurisées et centralisées entre partenaires commerciaux.

Toutes les informations concernant les fournisseurs, leurs produits ou services sont rassemblées au sein d’un portail en ligne partagé. Cet outil doit garantir une rapide prise en main et susciter l’adhésion de ses utilisateurs aussi bien côté fournisseur qu’acheteur. Le fait de pouvoir intégrer facilement de nouveaux fournisseurs est également un maillon essentiel d’un processus d’onboarding réussi.

Les fournisseurs renseignent sur le portail les informations attendues par le client. Ce dernier dispose ainsi de données exactes, précises et cohérentes de la part de ses fournisseurs. La plateforme permet de regrouper des informations financières, des documents administratifs, des données produits, des éléments logistiques etc. Elle peut ainsi comprendre les informations relatives à la conformité, aux risques et à la capacité des fournisseurs à répondre aux attentes de la chaîne d’approvisionnement du revendeur.

En d’autres termes, l’onboarding des fournisseurs consiste à créer des processus rationalisés pour renforcer les relations acheteur-fournisseur et améliorer ainsi les résultats commerciaux des deux parties.

Les principales raisons de mettre en place un portail d’onboarding des fournisseurs

Nous allons voir ici ce qu’apporte la mise en place d’une plateforme collaborative entre fournisseurs et acheteurs.

Accélérer l’onboarding des fournisseurs

Le portail fournisseurs permet de réduire le temps nécessaire à la création de nouveaux fournisseurs, une étape indispensable généralement fastidieuse.

Afin de tenir compte des procédures de l’entreprise cliente, la plateforme web B2B doit être dotée de fonctionnalités avancées et construite sur mesure. Elle pourra ainsi intégrer le système de workflows souhaité.

Le fournisseur se connecte à la plateforme pour y déposer toutes les informations et documents requis pour la création de son compte fournisseur. Ceux-ci sont alors soumis à la validation du client qui peut demander l’approbation d’un collègue ou d’un responsable hiérarchique, sans avoir à lui transférer les pièces ou à ressaisir les données. Le fournisseur est, en outre, garant de la véracité des informations qui le concernent. L’automatisation de l’onboarding par la plateforme web B2B permet aussi de bloquer tout fournisseur qui n’aurait pas renseigné les informations obligatoires sans que le client n’ait à intervenir. Les risques d’erreurs ou d’oublis sont ainsi limités.

Automatiser les flux de données et réduire les coûts

Les tâches qui incombaient autrefois aux entreprises clientes sont déportées sur le fournisseur. C’est un véritable gain de temps et de ressources pour l’entreprise. Les fournisseurs peuvent y saisir toutes les données concernant leurs produits ou services. La plateforme web B2B permet de gérer les caractéristiques attendues et de centraliser les informations dont l’entreprise a besoin pour autoriser et qualifier les produits.

Au lieu de s’appuyer sur des feuilles de calcul, des e-mails ou des notes dispersées entre les différents acteurs, la data fournisseur est ici gérée de façon rationnalisée. Comme le portail est en ligne, il est accessible sur tous les appareils et à tout moment, ce qui favorise une visibilité instantanée et une communication fluide entre les deux parties.

Profiter d’un système de communication performant

Étant donné que de multiples groupes fonctionnels, tels que les achats, la RSE, le développement de produits ou le marketing interagissent indépendamment avec chaque fournisseur, il est important pour les entreprises de maintenir la transparence de leur chaîne d’approvisionnement. Les programmes d’onboarding les plus réussis reposent sur un processus de communication optimisé. Votre plateforme permettra aux différents services d’accéder facilement aux données des fournisseurs en s’appuyant sur une base fiable, cohérente et mise à jour. La transmission de nouvelles données est en effet simplifiée. Cela améliorera l’efficacité à tous les niveaux, réduira les risques de retards ou d’erreurs, parfois coûteux, et favorisera des relations positives avec vos fournisseurs.

Les différentes étapes de création d’une plateforme d’onboarding des fournisseurs

Créer une plateforme d’onboarding des fournisseurs passe par différentes étapes qui dépendent des exigences et procédures de l’entreprise acheteuse.

1. Établir un listing des exigences et des attentes de votre entreprise

Une plateforme web dédiée à vos fournisseurs vous permet d’indiquer vos critères de sélection et vos attentes en matière de processus d’achat. L’élaboration de politiques claires pour les fournisseurs aidera vos responsables commerciaux et les autres parties prenantes à sélectionner rapidement les fournisseurs appropriés. Cela augmentera l’efficacité et réduira la confusion et les frictions potentielles avec les fournisseurs. 

2. Créer un template pour évaluer vos fournisseurs potentiels

Vous devez définir des politiques d’évaluation et d’approbation de vos fournisseurs. Il s’agit d’établir des listes de critères précis pour sélectionner ceux qui pourraient devenir vos fournisseurs et évaluer les risques d’établir une relation commerciale avec eux. Vous pouvez ainsi demander des informations sur :

  • leur situations financière
  • leur portefeuille de clients
  • leur compétitivité
  • leur conformité aux réglementations et obligation légales
  • leur gouvernance éthique
  • leur politique en matière environnementale
  • leur certification
  • la qualité de leurs produits et services
  • le respect de normes
  • etc.

Il faudra ensuite déterminer les étapes que votre équipe et les fournisseurs potentiels doivent suivre pour passer au processus d’approbation.

3. Créer un template d’approbation des fournisseurs

Le processus d’approbation est le moment de qualifier vos fournisseurs et de s’assurer que les deux parties sont en phase avant de passer à l’étape de la contractualisation ou de la commande. Prenez en compte les points suivants pour clarifier les attentes et les exigences avant de finaliser les approbations :

  • volume attendu
  • délais
  • plans de tarification
  • conditions de paiement
  • processus de commande et spécifications
  • processus de livraison
  • exigences en matière de formation
  • etc.

4. Développer un processus de partenariat avec vos fournisseurs stratégiques

Les fournisseurs stratégiques sont ceux qui ont un impact plus important sur votre entreprise. Ils représentent généralement une plus grande proportion de dépenses et peuvent avoir une valeur stratégique pour l’entreprise. Afin d’entretenir de bonnes relations avec eux, il s’avère judicieux de créer un processus d’onboarding distinct pour ces fournisseurs.

5. Prévoir de recueillir les demandes de fournisseurs potentiels

Il est conseillé aussi de prévoir un espace pour ceux qui souhaiteraient postuler pour devenir un de vos fournisseurs. Le portail pourra comporter un formulaire permettant aux candidats de vous transmettre leurs coordonnées ainsi que toutes les informations qui aideront votre équipe à examiner rapidement sa proposition. Cela permet d’améliorer la précision des données et de rationaliser le processus de collecte d’informations.

6. Prévoir d’automatiser l’onboarding des données produits

Une fois que vous avez intégré avec succès un nouveau fournisseur, vous serez en mesure de gérer les informations récoltées pour alimenter d’autres applications importantes comme un ERP, un PIM et in fine, un site e-commerce. Le fournisseur doit pouvoir télécharger ses catalogues de produits au sein du portail. Cela permet de vous constituer une base de données produits structurée en fonction de vos besoins. La charge de travail manuel et le temps d’intégration s’en trouvent réduits, tout en accélérant la mise sur le marché d’un nouveau produit ou le lancement d’un nouveau projet.

La collecte, la validation, le contrôle et la gestion des informations des fournisseurs représentent des processus complexes. La construction d’une plateforme web B2B entre fournisseurs et acheteur permet donc de simplifier les processus, de centraliser les informations et de fluidifier les échanges. Mais cela n’est possible que si le portail partagé est un outil ergonomique, facile à prendre en main et agréable à utiliser. C’est ce que la société Calliweb vous propose de concevoir.

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