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Plateforme de e-procurement : l’outil idéal pour les transactions interentreprises

Le 04 septembre 2020

L’e-procurement est bien connu des acheteurs ou des professionnels de la supply chain ayant digitalisé leur processus d’achat. Il s’agit en effet du terme anglais qui désigne l’approvisionnement en ligne.

L’e-procurement par Calliweb

Pour les clients de Calliweb, l’e-procurement se matérialise par une plateforme permettant à des entreprises de commercer entre elles. Et ceci, dans le respect des règles spécifiées dans les contrats-cadres : offre produit, pricing, approvisionnement, facturation etc.
Autrement dit, c’est un ensemble d’outils qui permet à une entreprise d’optimiser ses achats et/ou ses ventes, de faciliter les transactions commerciales qu’elle effectue avec d’autres entreprises.

Il existe plusieurs types de plateformes de e-procurement que l’on classe en trois catégories :

1. Plateforme web fournisseur

Le fournisseur met à disposition de ses clients son catalogue sur une plateforme permettant de passer des achats. Les échanges sont définis par l’offre sur laquelle le fournisseur a la main.

2. Plateforme web acheteur

Cas de figure inverse, les échanges se basent sur la demande d’un acheteur. Cet acheteur met à disposition de fournisseurs une plateforme sur laquelle il lance des appels d’offre en fonction de ses besoins d’approvisionnement.

3. Place de marché

Généralement exploité par un tiers, ce type de plateforme a pour but de mettre en relation des fournisseurs et des acheteurs. Elle regroupe les fonctionnements des deux précédentes. Les fournisseurs mettent en ligne leurs offres et les acheteurs publient leurs appels d’offres.

Les quatre facteurs clés de réussite d’un projet e-procurement

Maintenant que nous avons donné notre vision du e-procurement, voyons quels sont les facteurs clés de succès d’un projet de ce type.

D’après notre expérience, quatre grands axes prioritaires se dégagent :

1. La structuration du moteur de règles

Les moteurs de règles sont au cœur des plateformes e-procurement. Pour faire simple, un moteur de règle est un système informatique (développement de scripts) qui permet d’exécuter des actions automatisées sur la base de besoins métiers (définition d’un cadencier client selon contrat cadre, règle de prix, processus d’achat, de logistique…). C’est donc lui qui gère les règles de gestion mises en place sur votre plateforme web. De ce fait, il est important de construire l’architecture du moteur de règle avec précision. Pour cela il faut :

  • Lister l’intégralité des règles
  • Définir les interactions et la cohérence des règles entre elles
  • Intégrer les outils externes au processus de déclenchement de ces règles (ERP, OMS, PIM, CRM…).

2. Une expérience utilisateur fluide et intuitive

Une plateforme e-procurement centralise les achats depuis la négociation commerciale jusqu’au suivi logistique et au réapprovisionnement. Plusieurs services de l’entreprise (qu’elle soit acheteuse ou fournisseuse) sont amenés à l’utiliser et par conséquent elle doit comporter de nombreuses fonctionnalités.

Les interfaces utilisateurs peuvent donc vite devenir complexes si elles sont mal conçues. Un travail approfondi sur l’UX de la plateforme pour créer une navigation fluide et des parcours utilisateurs optimisés est primordial. Cela doit se traduire par une interface intuitive et professionnelle.

“Négligez l’expérience utilisateur c’est négliger l’utilisateur lui-même ce qui rend plus difficile la mise en place de nouveaux partenariats et freine l’utilisation de la plateforme par vos clients.”

3. La sécurité des plateformes

Les plateformes web de e-procurement sont des lieux où s’échangent des données sensibles comme les prix, les informations clients ou les datas logistiques liées aux approvisionnements.

Les serveurs hébergeant la plateforme et les systèmes interfacés doivent faire l’objet d’une installation respectant les bonnes pratiques en matière de sécurité. La mise en place d’accès segmentés en fonction des besoins utilisateurs est hautement recommandée, aussi bien au niveau serveur que plateforme.

De plus, il est aussi primordial de travailler avec des solutions de paiement et de livraison reconnues pour leur fiabilité.

Enfin, la plateforme et les serveurs doivent être maintenus à jour pour éviter toute faille de sécurité.

Notons qu’un audit de sécurité des autres solutions de votre écosystème digital est fortement conseillé.

4. L’intégration de l’e-procurement dans l’écosystème digital existant

Bien intégrer la plateforme dans le SI (Système d’information) existant, est une étape structurante du projet. Elle permet de définir le rôle de chaque outil et leur hiérarchie respective. Une cartographie des flux donne une vision globale des interactions entre chaque outil et le sens des flux qui en découle.

Par exemple, interfacer l’ERP (progiciel de gestion des achats, des ventes, des stocks…) de votre entreprise permet de remonter automatiquement les commandes depuis la plateforme de e-procurement afin de les envoyer en comptabilité, de décompter les stocks etc. En sens inverse, l’ERP envoie la mise à jour de l’état de la commande client pour communiquer le suivi logistique.

Cela vaut également pour le PIM, en ce qui concerne la gestion du référentiel produits, le CRM pour les données clients, etc.

Quels sont les avantages concrets de l’e-procurement ?

Les bénéfices de l’utilisation d’une plateforme d’e-procurement sont nombreux. Voici les principaux.

Automatisation des process : gain de temps et de rentabilité

Grâce à la mise en place d’un moteur de règle et d’interfaces connectant la plateforme d’e-procurement avec d’autres outils, il est possible d’automatiser de nombreuses actions :

  • Publication automatique du catalogue produit
  • Mise à jour des prix et des stocks
  • Intégration de nouveaux partenaires
  • Programmation des offres promotionnelles
  • Planification d’achats récurrents
  • Calcul de l’encours
  • Facturation
  • Etc.

Interfacer l’e-procurement avec les différentes solutions qui constituent votre écosystème digital fluidifient les échanges entre services. Et les règles de gestion du moteur de règles réduisent le nombre d’actions humaines.
Les workflows de gestion commerciale, d’administration du site et de passage de commande en sont drastiquement accélérés, ce qui permet à vos équipes internes et à celles de vos partenaires de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Réduction des erreurs

Également lié à l’automatisation des process, la mise en place d’une plateforme d’e-procurement qui centralise et automatise les échanges évite les erreurs de saisie ou les oublis.

Les informations sont stockées et historisées dans les différents comptes utilisateurs. Des étapes de validation par un responsable sont intégrées au workflow. Ainsi, vous prévenez et réduisez drastiquement les litiges avec vos fournisseurs ou vos clients. Ceci vous permettra de nouer des relations commerciales durables.

Meilleur pilotage des achats

Grâce aux fonctionnalités personnalisées de suivi intégrées des plateformes web de e-procurement, vous et vos clients, fournisseurs, partenaires, avez une bien meilleure vision budgétaire de vos achats. Elles vous permettent d’avoir une vision d’ensemble et détaillée en temps réel des budgets mais aussi des approvisionnements.

Associé à la mise en place de rapports personnalisés et d’un historique d’achats accessible en quelques clics, vous avez toutes les clés en main pour analyser les performances de l’activité et prendre les bonnes décisions.

Les fonctionnalités d’une plateforme e-procurement

Nous allons voir ici quelles sont les principales fonctionnalités qu’une plateforme d’e-procurement doit inclure.

Recherche avancée

La première fonctionnalité, évidente mais pas moins indispensable, que doit proposer une bonne plateforme e-procurement est un système de recherche avancée.

En effet, pour qu’une plateforme e-procurement soit adoptée, il est essentiel que les utilisateurs retrouvent de manière rapide et précise les produits correspondant à leurs besoins.
Pour ce faire, il est recommandé de mettre en place un moteur de recherche performant utilisant un système d’autocomplétion réactif et fiable (tel que le moteur de recherche Algolia que nous utilisions).
L’ajout de filtres de navigation détaillés avec plusieurs niveaux de granularité (en fonction de la profondeur de votre catalogue) ainsi qu’une fonction de tri permettant d’ordonner les produits sont également des prérequis si vous souhaitez proposer à vos partenaires une solution simple d’utilisation et rapide à prendre en main.

Gestion des devis

Un outil de gestion des devis est un autre service incontournable qu’on est en droit d’attendre d’une plateforme e-procurement.

Demander un devis avant de pouvoir effectuer une commande complexifie le workflow d’achat. Cependant, dans un process B2B cette étape est bien souvent obligatoire. Dans ces conditions, demander une cotation, générer un devis, valider le devis et finaliser la commande doit s’effectuer en quelques clics. Pour cela il est important de bien penser l’UX/UI qui découle des workflows métiers.

Validation par un responsable

Bien souvent, l’acheteur a besoin de la validation du responsable des achats pour finaliser une commande. Dans ce cas, les validations orales ou par mail sont à bannir. Centraliser le process de commande sur la plateforme e-procurement est décisif pour minimiser les risques d’erreur ou de perte d’information.

Pour ce faire, il est recommandé de mettre en place des rôles utilisateurs différents pour l’acheteur et le validateur. L’acheteur constitue la commande d’après les besoins de l’entreprise puis l’envoie en validation. La commande est instantanément identifiée comme étant en attente de validation et le validateur est alerté par mail ou un autre système de notifications privilégié.
Il lui suffit alors de consulter la commande dans son espace utilisateur pour la valider, la commenter ou la rejeter. L’acheteur est ensuite notifié du retour de son responsable pour modifier ou finaliser la commande.

Afin d’accélérer le workflow il est également possible de déclencher automatiquement le passage de commande après validation.

Automatisation des réapprovisionnements

En plus de pouvoir passer des commandes pour répondre à un besoin ponctuel, l’un des principaux intérêts d’une plateforme e-procurement est de permettre aux clients de programmer des commandes.
En effet, pour les besoins récurrents, il n’est pas utile de constituer un nouveau panier et de relancer l’intégralité du workflow de commande. Le passage de la commande s’effectue automatiquement à date fixe, en fonction d’un stock minimal ou d’une autre règle de gestion spécifique.

Un système de déplanification doit également être mis en place d’après les règles du contrat cadre. Des règles différentes peuvent aussi être établies en fonction des produits ou des fournisseurs.

Diversification des modes de paiement

Concernant les règlements en ligne, les plateformes d’e-procurement doivent proposer plusieurs modes de paiement. L’objectif est de permettre aux partenaires d’utiliser leur mode de paiement favori et de prévenir le risque d’indisponibilité de l’un d’entre eux.

Il est conseillé d’implémenter des modes de paiement grand public tels que :

  • CB
  • PayPal
  • Chèques

Mais aussi des solutions de paiement B2B en accord avec les règles de facturation définies dans le contrat cadre, par exemple :

  • Virement bancaire
  • Transfert de fond
  • Paiement de portefeuille électronique

Quelles que soient les règles de paiement ou d’encours de crédits, la priorité numéro un est la sécurité des transactions. Il convient de choisir des solutions de paiement fiables et reconnues sur le marché.

Suivi de livraison

Indispensable à toute plateforme e-commerce, le suivi de livraison est d’autant plus essentiel dans le B2B où le respect des délais de livraison est souvent un enjeu majeur.

Sauf contre-indication, on privilégiera des échanges API pour bénéficier de données fraiches actualisées instantanément. En lien direct avec les systèmes informatiques des transporteurs, la plateforme e-procurement actualise les statuts de livraison, le niveau de complétude de la livraison, la localisation de la marchandise dès que l’information est mise à jour du côté du transporteur.

Dashboard de suivi et rapports personnalisés

Que ce soit en tant que client ou fournisseur, suivre l’évolution de son activité est capital. Cette affirmation ne vaut pas que pour l’e-procurement mais elle prend tout son sens lorsque l’on parle d’approvisionnement en ligne.

En effet, une bonne plateforme e-procurement doit vous permettre de suivre de manière précise les KPI’s essentiels à votre activité. Ceux-ci sont à définir lors de la conception de votre plateforme car spécifiques à vos besoins.

Voici une liste non-exhaustive des indicateurs de performance à définir :

  • Encours de commandes
  • Prochains réapprovisionnements
  • Nombre d’achats effectués
  • Nombre de pièces commandées ou livrées
  • CA généré par client, par catégorie produit etc.

Les informations clés pourront être remontées sur un dashboard accessible directement dans le back office de votre plateforme ou dans le compte client. Par souci de lisibilité, il est préférable de n’afficher que les informations capitales pour le pilotage du projet et de les visualiser sous forme de graphiques.

Les exports eux peuvent contenir un plus grand nombre de données car exploités via tableur. Pour les générer, plusieurs options sont possibles comme la génération automatique récurrente (hebdomadaire, mensuelle, etc.) ou la génération manuelle sur une plage de date. Les deux pouvant cohabiter.
Notons que les exports peuvent aussi être personnalisés en fonction du profil utilisateur. Par exemple, un acheteur aura besoin de suivre le détail de ses achats par rapport à son budget alors qu’un responsable achat pourra préférer avoir une vision macro.

Les équipes de Calliweb se tiennent à votre disposition pour étudier votre projet et créer sur mesure votre plateforme d’e-procurement.

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